Geprüfte Software als Grundlage ordnungsmäßiger Buchführung - Warum IDW PS 880 und GoBD

für Unternehmen und Wirtschaftsprüfer unverzichtbar sind

Digitalisierung braucht Verlässlichkeit

Rechnungswesen, Buchführung, Nebensysteme und Jahresabschluss sind heute ohne IT-gestützte Anwendungssysteme kaum noch denkbar. Finanzbuchhaltung (Fibu), Anlagenbuchhaltung (ABU), Warenwirtschaftssysteme (WWS) und Vorsysteme übernehmen zentrale Funktionen in der Verarbeitung buchführungsrelevanter Daten.

Mit der zunehmenden Digitalisierung steigt jedoch auch die Abhängigkeit von der Ordnungsmäßigkeit, Sicherheit und Verlässlichkeit der eingesetzten Software. Fehlerhafte oder ungeeignete Anwendungssysteme können unmittelbare Auswirkungen auf die Richtigkeit des Jahresabschlusses, die Einhaltung der GoBD sowie auf Haftungs- und Prüfungsrisiken haben.

Vor diesem Hintergrund gewinnen Softwareprüfungen nach IDW PS 880 zunehmend an Bedeutung – sowohl für Softwarehersteller als auch für Anwenderunternehmen und Wirtschaftsprüfer.

1. Ordnungsmäßige Buchführung endet nicht bei Prozessen – sondern bei Systemen

Die GoBD definieren klare Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit elektronischer Buchführung und Aufzeichnungen. Dazu zählen unter anderem:

• Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
• Vollständigkeit und Richtigkeit
• Unveränderbarkeit von Daten
• Ordnungsgemäße Aufbewahrung
• Verfügbarkeit der Informationen

Diese Anforderungen lassen sich nicht allein organisatorisch erfüllen. Sie setzen voraus, dass die eingesetzte Software die Ordnungsmäßigkeit systemseitig überhaupt ermöglicht.

Faktisch gilt: Eine GoBD-konforme Organisation kann nur so gut sein wie das eingesetzte Anwendungssystem.

2. Das Risiko ungeprüfter Software 

In der Praxis wird häufig davon ausgegangen, dass Standardsoftware automatisch GoBD-konform sei. Diese Annahme ist jedoch trügerisch.

Ungeprüfte Software birgt erhebliche Risiken:

• fehlende oder unzureichende Protokollierungsfunktionen
• mangelnde Zugriffskontrollen
• nicht nachvollziehbare Datenänderungen
• unklare Archivierungs- und Aufbewahrungsmechanismen

Für Unternehmen bedeutet dies ein erhöhtes Risiko von Prüfungsbeanstandungen, Steuernachforderungen oder Haftungsfragen. Für Wirtschaftsprüfer steigt gleichzeitig das Prüfungs- und Haftungsrisiko, da sie sich nicht auf eine objektive Systembewertung stützen können.

3. IDW PS 880 - Der anerkannte Standard zur Softwareprüfung  

Der Prüfungsstandard IDW PS 880 „Die Prüfung von Softwareprodukten“ stellt in Deutschland den maßgeblichen fachlichen Rahmen für die unabhängige Prüfung buchführungsrelevanter Software dar.

Ziel der Prüfung ist es, mit hinreichender Sicherheit zu beurteilen, ob ein Softwareprodukt bei sachgerechter Anwendung geeignet ist, die gesetzlichen und berufsständischen Anforderungen – insbesondere aus den GoBD – zu erfüllen.

Geprüft werden unter anderem:

• Softwarefunktionen und Verarbeitungsketten
• Programm- und Datenlogik
• Zugriffsschutz und Berechtigungskonzepte
• Änderungs- und Protokollierungsmechanismen
• Dokumentationen und Nachvollziehbarkeit

Das Ergebnis ist eine Softwarebescheinigung, die eine belastbare Aussage über die Eignung des Systems trifft.

4. Bedeutung für die Jahresabschlussprüfung 

Für Wirtschaftsprüfer spielt die Qualität der eingesetzten Anwendungssysteme eine zentrale Rolle im Rahmen der Risikobeurteilung und Prüfungsplanung.

Geprüfte Software nach IDW PS 880 bietet wesentliche Vorteile:

• belastbare Grundlage für die Beurteilung des IT-Umfelds
• Reduzierung eigener Systemprüfungen
• effizientere und zielgerichtete Abschlussprüfung
• Reduzierung des Haftungsrisikos

Eine PS-880-Bescheinigung ersetzt zwar nicht die Verantwortung des Prüfers, stellt jedoch ein anerkanntes Prüfungsinstrument dar, auf das im Rahmen der Jahresabschlussprüfung sachgerecht aufgebaut werden kann.

5. Mehrwert für Softwarehersteller

Auch für Softwarehersteller ist eine Prüfung nach IDW PS 880 von strategischer Bedeutung:

• unabhängiger Qualitätsnachweis
• Stärkung von Vertrauen und Marktakzeptanz
• Wettbewerbsvorteil bei prüfungsintensiven Mandanten
• klare Abgrenzung der Herstellerverantwortung
• Reduzierung von Haftungs- und Reputationsrisiken

Eine geprüfte Software signalisiert Professionalität, Verlässlichkeit und regulatorische Sicherheit – Eigenschaften, die im Markt zunehmend erwartet werden.

6. Klare Verantwortlichkeiten durch geprüfte Systeme 

Ein zentraler Vorteil geprüfter Software liegt in der klaren Rollen- und Verantwortungsverteilung:

• Hersteller: Verantwortung für Systemlogik und Funktionalität
• Anwender: Verantwortung für ordnungsgemäße Nutzung und Organisation
• Wirtschaftsprüfer: Prüfung auf Grundlage anerkannter Standards

Damit wird ein wesentlicher Beitrag zu Rechtssicherheit und Transparenz im digitalen Rechnungswesen geleistet.

Fazit: Geprüfte Software ist kein Zusatz – sondern Voraussetzung

In einer zunehmend digitalisierten Rechnungslegung ist geprüfte Software keine optionale Qualität, sondern eine Grundvoraussetzung für Ordnungsmäßigkeit, Prüfungssicherheit und Vertrauen. IDW PS 880 schafft die notwendige Verbindung zwischen Technik, Recht und Wirtschaftsprüfung – und leistet damit einen entscheidenden Beitrag zur Qualität und Verlässlichkeit von Jahresabschlüssen in Deutschland.

Gerne unterstützen wir auch Sie bei Ihren Herausforderungen rund um die Softwareprüfung und freuen uns auf Ihre Anfrage.

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